sábado, 26 de junio de 2010

CONTROL

  • El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
  • El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.
  • El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

El control como fase del proceso administrativo


A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie
de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.


La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa
. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjunto se conocen como PROCESO ADMINISTRATIVO y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.


Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo

  • El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.
  • De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
  • Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado.

    Tipos De Control

Terry (1999) en su libro "Principios de Administración" expone que existen 3 tipos de control que son:

  • Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
  • Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
    La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador
    supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.
  • Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
    El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos,
    se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el
    daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.

SUPERVISIÓN

  • Es la actividad de apoyar y vigilar la coordinación de actividades de tal manera que se realicen en forma satisfactoria.
  • La supervisión es la observación regular y el registro de las actividades que se llevan a cabo en un proyecto o programa.
  • Es un proceso de recogida rutinaria de información sobre todos los aspectos del proyecto.
  • Supervisar es controlar qué tal progresan las actividades del proyecto.
  • Es observación sistemática e intencionada.

OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN

1.Mejorar la productividad de los empleados
2.Desarrollar un uso óptimo de los recursos
3.Obtener una adecuada rentabilidad
de cada actividad realizada
4.Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral
5.Monitorear las actitudes
de los subordinados
6.Contribuir a mejorar las condiciones laborales


Propósito de la supervisión:
La supervisión es vital en la planificación e implementación del proyecto. Es como mirar a dónde se va cuando se monta en bicicleta; puede rectificar la dirección con el manillar para asegurarse de que no se sale del camino.
La supervisión proporciona información que puede ser útil para:
§ Analizar la situación y su proyecto
§ Determinar si las aportaciones al proyecto se utilizan bien
§ Identificar los problemas a los que se enfrenta el proyecto y encontrar soluciones
§ Asegurarse de que todas las actividades se llevan a cabo convenientemente, por las personas adecuadas y a tiempo
§ Usar las experiencias de un proyecto en otro
§ Determinar si la forma en la que se ha planificado el proyecto es la manera óptima de solucionar el problema que nos ocupa.


MOF: MANULA DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES


El Manual de Organización y Funciones es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

El Manual de Organización y Funciones sirve como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.


OBJETIVOS:

  • Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.
  • Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
    Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.

PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION
Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un conjunto de información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia. Metodología que comprende una serie de actividades interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases:
1.-Recabación de información.
2.-Análisis de la información.
3.-Integración del manual.

ROF: REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) es un instrumento normativo de gestión institucional en el cual se precisa la naturaleza, finalidad, objetivos y funciones generales de los diferentes órganos de la Institución. Así mismo establece la Estructura Orgánica hasta el tercer nivel organizacional, dependencias jerárquicas y relaciones de cada Unidad Orgánica de la Institución.

El ROF como instrumento de gestión establece los campos funcionales previstos en el estatuto de la Institución, precisa responsabilidades y es el medio para efectuar el proceso de dirección y control.


GUIAS

Es una herramienta valiosa que complementa y dinamiza el texto básico; con la utilización de creativas estrategias didácticas, simula y reemplaza la presencia del profesor y genera un ambiente de diálogo, para ofrecer al estudiante diversas posibilidades que mejoren la comprensión y el autoaprendizaje.


PROTOCOLOS

  • Es un método estándar que permite la comunicación entre procesos (que potencialmente se ejecutan en diferentes equipos), es decir, es un conjunto de reglas y procedimientos que deben respetarse para el envío y la recepción de datos a través de una red. Existen diversos protocolos de acuerdo a cómo se espera que sea la comunicación.
  • Un protocolo define únicamente cómo deben comunicar los equipos, es decir, el formato y la secuencia de datos que van a intercambiar. Esto se denomina implementación o la conversión de un protocolo a un mismo lenguaje.

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